L’IFA a répertorié ici toutes les questions les plus fréquemment posées par ses adhérents et fait appel aux experts présents chez ses membres fondateurs et associés pour leur apporter une réponse précise. IFA Online constitue une base de connaissances précieuse que nous vous invitons à consulter.
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Quelles sont les sanctions en cas de non-respect des règles de cumul des mandats ?
Toute personne physique qui se trouve en infraction avec les dispositions précitées doit se démettre soit de son nouveau mandat, soit du mandat ne répondant plus aux conditions requises dans un délai de trois mois. Elle est ensuite réputée s’être démise, et doit restituer les rémunérations perçues, sans que soit remise en cause la validité des délibérations auxquelles elle a pris part (C. com. art L 225-21 al.4).
E du Boullay - Finca
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Quelles sont les règles en matière de cumul de mandat ?
Une personne physique qui exerce simultanément des mandats de plusieurs sociétés anonymes doit respecter un certain nombre de principes.
Selon la loi (C. com.art L.225-21, al.1 ; L.225-77, al.1 et L.225-94, al.1), une personne physique ne peut pas exercer simultanément plus de cinq mandats d’administrateur ou de membre du conseil de surveillance de SA ayant leur siège social sur le territoire français.
On précisera qu’il n’existe aucun texte interdisant ou réglementant le cumul de mandats dans les SAS, ni dans les SNC, les SARL ou les sociétés en commandite. Le mandat ou la fonction exercées au sein de ce type de sociétés n’entre pas dans les règles de calcul du cumul des mandats. Mais, l’expérience commande de veiller à ne pas accepter un trop grand nombre de fonctions car on doit être en mesure de les assumer de manière effective.
Si un administrateur dont c’est l’activité unique peut donc exercer quatre ou cinq mandats différents, il est en revanche très difficile de le faire pour un dirigeant en activité“. Les propositions de l’IFA prévoient d’ailleurs que “lorsqu’un administrateur exerce des responsabilités exécutives dans une société cotée, il est de bonne pratique qu’il ne détienne pas plus de deux autres mandats d’administrateur de sociétés cotées, en dehors des filiales du groupe“.
L’administrateur doit aussi s’interroger sur les mandats et fonctions exercés dans les fondations, associations, organisations professionnelles et leur impact sur son engagement, sa disponibilité et sa responsabilité.
Le rapport annuel de gestion comporte la liste de l’ensemble des mandats et fonctions exercés dans toute société par chacun des mandataires sociaux au cours de l’exercice (Code de commerce art. L.225-102-1, al.4).
E du Boullay - Finca
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Quel est le mode de rémunération des membres du conseil d’administration ?
Les jetons de présence constituent le seul mode de rémunération des administrateurs. Mais rémunérer un administrateur n’est pas une obligation. C’est une faculté donnée à l’assemblée générale comme nous l’indique l’article L225-45 du code de commerce : « L'assemblée générale peut allouer aux administrateurs en rémunération de leur activité, à titre de jetons de présence, une somme fixe annuelle…» Les jetons de présence étaient autrefois destinés à récompenser l’assiduité des administrateurs aux séances du conseil.
Dans la pratique, ils sont perçus comme un dédommagement pour le temps passé par l’administrateur à exercer ses fonctions.
Rose-Marie Pastor
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Quel est le statut de l'administrateur d’une filiale ?
L'administrateur de filiale, qu'il soit nommé en tant que personne physique ou en tant que représentant permanent, a les mêmes droits et devoirs que tout autre administrateur.
Il a souvent un double statut : dirigeant-salarié au sein du groupe et administrateur d'une ou plusieurs filiales. Il convient d'être vigilant sur les risques de conflit d'intérêt que cette situation peut engendrer.
Avant sa nomination, l'administrateur d'une filiale étrangère doit être clairement informé des particularités du droit local et de ses responsabilités, particulièrement lorsque l'actionnariat comprend des minoritaires. Cette information est essentielle lorsque la filiale est cotée.
Enfin, il est de bonne pratique que le groupe définisse les pratiques de gouvernance des filiales quant au rôle, au fonctionnement des Conseils et au système d'information de la maison-mère. Pour la diffusion de ces pratiques, les groupes mettent en place des formations adaptées pour leurs administrateurs de filiales.
IFA
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Quel est le statut de l'administrateur, représentant les salariés et les actionnaires salariés ?
Les administrateurs représentant les actionnaires salariés ou les salariés ont un statut, des pouvoirs et des responsabilités identiques à ceux des autres membres. Comme tout membre du Conseil, ils doivent démontrer leur indépendance d’esprit et adopter un comportement conforme à l’intérêt social de l’entreprise.
Les représentants des actionnaires salariés :
Lorsque les salariés actionnaires détiennent au moins 3% du capital social, la loi oblige les sociétés à élire en Assemblée générale, parmi ces salariés actionnaires, un ou plusieurs membres du Conseil Au-delà de cette obligation légale, des salariés actionnaires peuvent siéger au Conseil, sur une base volontaire de l’entreprise et de manière consensuelle, en dehors de tout seuil.
Les représentants des salariés :
La loi permet aux sociétés de prévoir dans leurs statuts que des membres élus par le personnel salarié siègeront avec voix délibérative au Conseil. Au regard de la nécessaire diversité des points de vue exprimés au sein du Conseil, la présence de membres salariés compétents peut être un élément favorable à la mise en oeuvre d’une stratégie d’entreprise incluant un volet de responsabilité sociale. S’agissant des sociétés qui n’ont pas de membre salarié au sein de leur Conseil, il convient de reconnaître comme bonne pratique de gouvernance que le Président du Conseil s’en explique dans son rapport annuel à l’Assemblée générale. Le Comité des nominations veille à la mise en place par la direction générale d’une information des salariés sur leur représentation au sein du Conseil.
Dès sa nomination, le membre du Conseil élu par les salariés a l’obligation légale de démissionner, dans les huit jours, de tout mandat syndical. Les modalités de communication entre le membre du Conseil élu par les salariés et ses «électeurs» sont précisées au préalable, par exemple dans le règlement intérieur du Conseil.
Il faut distinguer les représentants des salariés proprement dits des représentants du Comité d’entreprise. S’ils siègent au Conseil, ces derniers n’y ont qu’un rôle consultatif. Toutefois ils disposent du même droit à l’information et sont soumis aux mêmes obligations de discrétion que les autres membres du Conseil.
IFA
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Quel est le statut de l'administrateur, représentant permanent d’une personne morale ?
Une personne morale peut être administrateur au même titre que les personnes physiques, exerce comme celles-ci les mêmes fonctions au sein du collège, et peut se voir attribuer les mêmes tâches (à la seule exclusion des fonctions de président du conseil et de directeur général), par exemple la participation à un comité constitué par le conseil.
Le « représentant permanent » QUE désigne la personne morale administrateur, est soumis aux mêmes conditions et obligations et encourt les mêmes responsabilités civile et pénale que s’il était administrateur en son nom propre, sans préjudice de la responsabilité solidaire de la personne morale qu’il représente.
IFA
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Quel est le rôle du comité stratégique ?
Le Comité stratégique est chargé :
d’entretenir la réflexion du Conseil sur la stratégie entre les séances qui y sont spécifiquement dédiées ;
de maintenir un dialogue continu avec la direction générale sur les évolutions stratégiques de la société et prendre l’initiative de demander que l’ensemble du Conseil soit informé lorsqu’un sujet devient majeur ;
de vérifier que la direction générale suit une démarche de réflexion complète et examine toutes les options possibles ;
de permettre au Président du Conseil de tester ses idées à intervalles plus rapprochés qu’il ne peut le faire en séance ordinaire ;
de réunir des experts afin d’examiner l’opportunité des choix stratégiques envisagés…
IFA
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Quel est le rôle du comité de rémunération ?
Le Comité des rémunérations s’assure que les rémunérations et leur évolution sont en cohérence avec les intérêts des actionnaires et la performance de la société, notamment par rapport à ses concurrents. Elles doivent permettre de recruter, motiver et conserver les meilleurs dirigeants. Le Comité des rémunérations fait des propositions ou recommandations au Conseil dans les domaines suivants : la mise en place d’une politique de rémunération globale (salaire de base, partie variable, plan d’options d’actions et/ou d’attributions d’actions gratuites, avantages divers, plan de retraite) pour les mandataires sociaux dirigeants.
Selon les sociétés, le rôle du Comité des rémunérations peut être élargi à la définition de la politique générale de rémunération des mandataires sociaux et des cadres dirigeants (y compris les retraites, les indemnités de fin de carrière ou de séparation, les avantages divers et les règles de participation à l’actionnariat dans les éventuelles augmentations de capital) ; l’information sur la rémunération des principaux cadres dirigeants par la direction générale. Il peut même proposer de définir les rémunérations de tout ou partie des membres du Comité exécutif.
IFA
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Quel est le rôle du comité de nomination ?
Le Comité des nominations fait des propositions ou recommandations au Conseil dans la sélection de nouveaux membres du Conseil, à partir de profils définis, correspondant aux talents recherchés afin de compléter ceux déjà présents.
Concernant, les mandataires sociaux dirigeants, le Comité des nominations participe, avec le Président du Conseil, aux réflexions sur le recrutement, la promotion ou le non-renouvellement de certains mandataires sociaux dirigeants. Dans le cas d’un recrutement externe, le Comité (ou son Président) peut recevoir délégation du Conseil afin de mener ce recrutement, si nécessaire avec l’aide d’un conseil externe, pour établir le profil et les enjeux de la fonction puis mener la recherche de candidats potentiels pour organiser les successions mais aussi pour faire face à une crise ou une incapacité soudaine.
IFA
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Quel est le rôle du comité d’audit ?
Le Comité d’audit a trois grandes missions :
L’examen des comptes annuels et semestriels de la société, voire trimestriels le cas échéant.
Le Comité d’audit s’assure de la pertinence et de la permanence des méthodes comptables adoptées pour l’établissement des comptes consolidés et des comptes sociaux de l’entreprise. Il vérifie que les procédures internes de collecte et de contrôle des informations garantissent celles-ci, notamment la fiabilité des processus qui concourent à l’établissement des comptes et la validité des méthodes choisies pour traiter les opérations significatives. Il est également souhaitable que, lors de l’examen des comptes, le Comité se penche sur les opérations importantes à l’occasion desquelles aurait pu se produire un conflit d’intérêts.
La participation au choix des commissaires aux comptes et le respect des règles garantissant leur indépendance et leur objectivité.
Le Comité d’audit pilote la procédure de sélection des commissaires aux comptes et soumet au Conseil le résultat de cette sélection. Lors de l’échéance de leur mandat, la sélection ou le renouvellement des commissaires aux comptes est précédé, sur décision du Conseil, d’un appel d’offres supervisé par le Comité d’audit. Il se fait communiquer les honoraires versés par la société et son groupe au cabinet et au réseau des commissaires aux comptes et s’assure que leur montant, ou la part qu’ils représentent dans le chiffre d’affaires du cabinet et du réseau, ne sont pas de nature à porter atteinte à l’indépendance des commissaires aux comptes. Il institue une relation directe avec les commissaires aux comptes et les auditionne régulièrement, y compris hors la présence des dirigeants, afin de prendre connaissance de leur programme de travail, de s’assurer qu’ils sont en mesure d’exercer correctement leur mission et de débattre avec eux des conclusions de leurs travaux.
L’établissement d’un dialogue avec les organes de contrôle du groupe, principalement les auditeurs internes et les contrôleurs internes.
Il s’agit ici de déterminer les domaines prioritaires d’investigation de l’audit interne.
Selon les sociétés, le Comité d’audit peut également être chargé de veiller à ce que les procédures d’analyse et de gestion des risques qui pèsent sur l’entreprise soient correctement appliquées, ou encore d’apprécier le niveau de maîtrise et de contrôle de ces risques, notamment à travers le contrôle interne.
IFA
