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Qui signe le procès-verbal ?

Aux termes de l’article R. 225-23 du Code de commerce, le procès-verbal est revêtu de la signature du président de séance et d'au moins un administrateur. En cas d'empêchement du président de séance, il est signé par deux administrateurs au moins.

IFA-Commission juridique - 02/2013 - 15 questions réponses sur le PV

Qui rédige le procès-verbal ?

Un secrétaire doit être désigné pour établir matériellement le procès-verbal. Cette désignation peut intervenir au cas par cas, c’est-à-dire pour une réunion donnée, mais elle prend généralement la forme de la nomination pour une durée indéterminée d’un secrétaire du Conseil dont les fonctions comprennent la rédaction des procès-verbaux mais vont souvent bien au-delà. Les textes réglementaires sont muets à son sujet, mais l’IFA recommande que sa fonction soit formalisée, de préférence dans le Règlement Intérieur du Conseil (Le secrétaire du Conseil et la gouvernance de l’entreprise, juin 2007). Qu’il soit secrétaire de séance ou secrétaire permanent, il peut s'agir d'un membre du Conseil, d’un salarié de la société ou d’un autre tiers, avocat par exemple.
L’exercice de la mission du secrétaire doit tenir compte de la nature de la réunion du Conseil. Il faudra par conséquent identifier si c’est une véritable réunion du Conseil, donnant lieu à rédaction d’un procès-verbal, qui se tient, ou si c’est une simple réunion de travail informelle, à laquelle ne seront pas appelés à participer tous les administrateurs (par ex. réunion entre administrateurs indépendants).
De cette dernière hypothèse, il convient de distinguer la réunion du Conseil à laquelle ne participent pas, pour une raison ou pour une autre (interdiction légale de prendre part au vote, notamment) un ou plusieurs membres du Conseil. Si le secrétaire désigné se trouve empêché de participer à la réunion, il faudra bien entendu confier la rédaction du procès-verbal à une autre personne, et l’indiquer. Il faudra également indiquer les éventuels départs et arrivées, et plus largement toute évolution dans la composition du Conseil intervenant en cours de réunion.

IFA-Commission juridique - 02/2013 - 15 questions réponses sur le PV

Que faire en cas de désaccord sur le contenu du PV ?

Les textes ne prévoient pas de mode de règlement du désaccord qui opposerait des administrateurs sur le contenu du procès-verbal des délibérations du Conseil. On peut cependant retenir les solutions suivantes.
Tout d’abord, un administrateur n'a pas de droit particulier à imposer une rédaction précise, y compris en ce qui concerne les propos qui lui sont attribués ou non par le procès-verbal.
La première étape consistera donc pour l’administrateur concerné à demander l’inscription du désaccord relatif à la rédaction du procès-verbal. Cette solution s’explique par le fait qu’il appartient au Conseil de décider quelle rédaction est retenue. C’est par une décision de cet organe, et donc normalement prise à la majorité des membres présents ou représentés (art. L. 225-37 C. com.), que le procès-verbal est adopté et que les éventuels conflits de rédaction sont tranchés.
La seconde étape concerne l’administrateur qui considère que la rédaction du procès-verbal ne retranscrit pas son désaccord sur une décision, ou qu’elle le fait de manière inadéquate ou insuffisante. Cet administrateur a alors la possibilité de contester en justice le procès-verbal et éventuellement la décision prise par le Conseil, et ce en faisant usage des moyens de droit commun. L’annulation de la décision pourra ainsi être demandée sur le fondement de l’abus de majorité, des actions en responsabilité pourront être engagées pour manquement au devoir de loyauté, etc.

IFA-Commission juridique - 02/2013 - 15 questions réponses sur le PV

Qui est destinataire du procès-verbal ?

Les procès-verbaux doivent être « établis sur un registre spécial tenu au siège social », et qui doit avoir été « coté et paraphé soit par un juge du tribunal de commerce, soit par un juge du tribunal d'instance, soit par le maire de la commune du siège social ou un adjoint au maire, dans la forme ordinaire et sans frais » (art. R. 225-22 et R. 225-49 du Code de commerce).
Toutefois, selon les mêmes textes, les procès-verbaux du Conseil d’administration ou de surveillance peuvent être établis sur des feuilles mobiles numérotées sans discontinuité, paraphées dans les conditions précitées et revêtues du sceau de l'autorité qui les a paraphées. Dès qu'une feuille a été remplie, même partiellement, elle est jointe à celles précédemment utilisées. Toute addition, suppression, substitution ou interversion de feuilles est interdite.
En pratique, il est indispensable que la société procède à l’archivage des procès-verbaux et de l’ensemble des documents et communications, et les tiennent à la disposition des administrateurs, éventuellement par des moyens numériques, pour la période où ils ont été membres du Conseil d’administration. Il peut également être utile que les administrateurs aient accès aux archives antérieures pour éclairer leur jugement. En revanche, la consultation d’archives postérieures ne se justifie normalement pas. Les administrateurs peuvent, le cas échéant, juger utile de conserver leurs propres archives.
Il est de bonne pratique que le président veille à ce que les administrateurs reçoivent une copie du procès-verbal définitivement adopté. Le projet de procès-verbal figure par ailleurs généralement dans les documents préparatoires communiqués aux administrateurs en amont du Conseil d’administration au cours duquel son adoption sera proposée.
Il est enfin rappelé qu’en cas de litige, notamment de litige auquel la société n’est pas partie (poursuites civiles ou pénales contre un dirigeant, mise en cause d’une autre société du même groupe par exemple), les administrateurs comme les tiers peuvent demander la transmission du procès-verbal par la société, dans le cadre d’une action au titre de l’article 145 du Code de Procédure Civile qui permet de faire ordonner avant tout procès, sur requête ou en référé, les mesures d'instruction permettant de conserver ou d'établir la preuve de faits dont pourrait dépendre la solution d'un litige.

IFA-Commission juridique - 02/2013 - 15 questions réponses sur le PV

Statut des frais de déplacement des membres du Conseil de surveillance

Le Conseil d’Etat rappelle dans un arrêt récent que les remboursements frais de voyage et de déplacement des membres du conseil de surveillance ne peuvent être admis en charges déductibles de la société tant qu’ils n’ont pas été autorisés par une délibération du conseil de surveillance conformément à l’articleR.225-60 du code de commerce. Cet article dispose en effet que : « …Le conseil de surveillance peut autoriser le remboursement des frais de voyage et de déplacement et des dépenses engagées par ses membres dans l'intérêt de la société ».Le principe de ce formalisme vaut également pour les membres du conseil d’administration non dotés d’un pouvoir de direction en vertu des dispositions de l’article R.225-33 : « Le conseil d'administration peut autoriser le remboursement des frais de voyage et de déplacement et des dépenses engagées par les administrateurs dans l'intérêt de la société ».
Arret du Conseil d'état du 20 juin 2012 N°342753.Le Conseil d’Etat rappelle dans un arrêt récent que les remboursements frais de voyage et de déplacement des membres du conseil de surveillance ne peuvent être admis en charges déductibles de la société tant qu’ils n’ont pas été autorisés par une délibération du conseil de surveillance conformément à l’article R.225-60 du code de commerce. Cet article dispose en effet que : « …Le conseil de surveillance peut autoriser le remboursement des frais de voyage et de déplacement et des dépenses engagées par ses membres dans l'intérêt de la société ». Le principe de ce formalisme vaut également pour les membres du conseil d’administration non dotés d’un pouvoir de direction en vertu des dispositions de l’article R.225-33 aux termes duquel : « Le conseil d'administration peut autoriser le remboursement des frais de voyage et de déplacement et des dépenses engagées par les administrateurs dans l'intérêt de la société ».
Les sociétés doivent donc veiller en temps utile, avant d’effectuer le remboursement des frais de voyage et déplacement soit à des membres du conseil de surveillance, soit à des membres du conseil d’administration non dotés de pouvoir de direction, que les deux conditions requises pour être qualifiés de charges fiscalement déductibles sont remplies : c’est-à-dire d’une part, si les dépenses ont été réalisées dans l’intérêt de la société, et d’autre part, si elles ont été autorisées par l’organe compétent .

Jurisprudence;Maitre Lila Bidaud, Avocat au Barreau de Paris

Quelles sont les opérations visées par le dispositif de convention réglementées ?

L’article L.225-38 (comme l’article L.225-86) du Code de commerce est rédigé de manière large, puisqu’il vise « toute convention », sous réserve de la dérogation relative aux opérations courantes (v. infra, 2.4).
Article L.225-38 C. com.:
Toute convention intervenant directement ou par personne interposée entre la société et son directeur général, l’un de ses directeurs généraux délégués, l’un de ses administrateurs, l’un de ses actionnaires disposant d’une fraction des droits de vote supérieure à 10 % ou, s’il s’agit d’une société actionnaire, la société la contrôlant au sens de l’article L.233-3, doit être soumise à l’autorisation préalable du conseil d’administration.
Il en est de même des conventions auxquelles une des personnes visées à l’alinéa précédent est indirectement intéressée.Sont également soumises à autorisation préalable les conventions intervenant entre la société et une entreprise, si le directeur général, l’un des directeurs généraux délégués ou l’un des administrateurs de la société est propriétaire, associé indéfiniment responsable, gérant, administrateur, membre du conseil de surveillance ou, de façon générale, dirigeant de cette entreprise.
Le texte est d’autant plus large qu’il fait référence à la notion de « partie indirectement intéressée ». L’interprétation que l’on retient des mots « il en est de même [et sont donc soumises à contrôle] des conventions auxquelles l’une des parties visées à l’alinéa précédent [administrateur, DG, DGD, actionnaire significatif, société contrôlant l’actionnaire significatif lui-même société] est « indirectement intéressée » est susceptible d’accroître considérablement le périmètre des opérations contrôlées.
On peut avoir ici égard au fait que l’art. L.225-38 vise, à la lettre, l’intérêt indirect à la convention, et non l’intérêt dans la société qui conclut la convention avec la société de référence. Dès lors, il est à se demander s’il ne faudrait pas que la convention elle-même prévoie un avantage particulier bénéficiant à l’administrateur, au dirigeant, etc., alors que celui-ci n’y est pas partie, pour que le dispositif s’applique.
IFA 2012 - Note de synthèse de la commission juridique sur les conventions réglementées

Quel est le rôle du Conseil en matière de stratégie

La mission du conseil en matière d’opérations d’IDFS (opérations d’investissement, de désinvestissement et de fusions (ou de scission))découle de trois sources : Le rôle général du conseil dans la définition de la stratégie de l’entreprise et le suivi de son exécution, qui englobe par nature l’impulsion, la décision et le contrôle des opérations majeures ; Le rôle du conseil dans la validation des résolutions soumises à l’Assemblée générale dans le cadre d’opérations touchant les formes légales de la société ou son objet social, ce qui est le cas des opérations les plus « transformantes » ;
Le rôle donné au comité d’audit, sous la responsabilité du conseil, de suivre « l’efficacité des systèmes de contrôle interne et de gestion des risques » (ordonnance du 8 décembre 2008), la réalisation d’opérations IDFS pouvant faire porter des risques substantiels et de tous ordres à l’entreprise.
Contenu :
La mission du conseil est double :décider si l’opération présentée par le management doit être envisagée, approuvée ou rejetée ; suivre ensuite sa bonne exécution.
IFA-octobre2011 - Rôle du conseil dans la mise en oeuvre des opérations stratégiques

Quel est le cadre légal et réglementaire des conventions réglementées ?

Le cadre légal du dispositif est posé, pour la société anonyme à conseil d’administration, par cinq dispositions du Code de commerce.
-L’article L.225-38 définit les conventions contrôlées,
- l’article L.225-39 prévoyant une exception pour les conventions portant sur une opération courante et conclues à des conditions normales.
- L’article L.225-40 détaille la procédure de contrôle. La personne « intéressée » informe le président du conseil de son intention de conclure une convention entrant dans le champ d’application du dispositif, puis le conseil d’administration autorise la conclusion de la convention, préalablement à celle-ci. Les commissaires aux comptes sont ensuite appelés à rédiger un rapport spécial sur les conventions autorisées. L’assemblée générale ordinaire statue enfin sur chaque convention, en l’approuvant ou non.
Les articles L.225-41 et L.225-42 exposent quant à eux les sanctions encourues en cas de non-respect du dispositif.
Un dispositif équivalent est prévu aux articles L.225-86 à L.225-90 pour les sociétés anonymes à directoire et conseil de surveillance.
Plusieurs dispositions réglementaires du Code de commerce précisent les conditions d’application des textes susvisés (art. R. 225-30 et s. ; art. R. 225-57 et s.).
IFA 2012 - Note de synthèse de la commission juridique sur les conventions réglementées

Quelle est la responsabilité de l’administrateur en cas de divulgation de fausse information

Les arrêts Gaudriot (Cass. com., n°294, FS-P+B, Sté EPF Partners et autres c/Abela et autres en date du 9 mars 2010) et Crédit Martiniquais (Cass.com., n° 405 FP-P+B+R+I, Fonds de garantie des dépôts c/ Société caribéenne de conseil et d’audit en date du 30 mars 2010) font peser sur les administrateurs un nouveau risque de mise en jeu de leur responsabilité en cas de diffusion d’une information erronée qu’ils n’avaient sans doute pas envisagé, s’estimant relativement protégés par la ligne de front des directeurs généraux et des membres du directoire, jusque là seuls incriminés par l’AMF, avec l’émetteur lui-même.
L’opinion courante était que dans une société in bonis, la recherche de la responsabilité des administrateurs, hors la faute grave et détachable, demeurait très exceptionnelle, la société devant supporter les fautes simples commises à raison de la charge attachée à l’exercice de leurs attributions. L’arrêt Gaudriot est déjà un infléchissement mais dans un contexte de société mise en redressement judiciaire, qui tempère sa portée. Tel n’est pas le cas de l’arrêt Crédit Martiniquais.
Cette nouvelle donne n’échappera pas aux actionnaires qui pourront être tentés de se tourner plus couramment vers ces administrateurs pour obtenir réparation, en particulier s’ils comptent parmi leur rang des personnes morales dont la solvabilité est avérée.
L’invocation par les actionnaires de la perte d’une chance peut aboutir à l’allocation de dommages-intérêts considérables dans certaines circonstances, qui s’ajoutent aux sanctions pénales et administratives susceptibles d’être prononcées.
S’ils ne peuvent invoquer une confiance béate en la fiabilité de l’information délivrée par le management de la société cotée et ses services financiers, les administrateurs ou les membres du Conseil de surveillance ne sauraient non plus vérifier l’ensemble de la communication des dirigeants, ne serait ce que pour des raisons matérielles, et on peut espérer que le juge saura raison garder et ne pas les exposer excessivement, si leur responsabilité venait à être plus souvent mise en cause.
S’agissant des comptes, il est certain que ces deux arrêts induisent une exigence de contrôle étroite du conseil d’administration ou de surveillance (le Conseil) sur les méthodes de comptabilisation utilisées, et sur l’information périodique ainsi qu’une réflexion sur la relation à nouer avec les commissaires aux comptes. Le rôle assigné par le Conseil au comité d’audit, si l’on en doutait encore, est par conséquent déterminant. Si une difficulté comptable est identifiée ou une réserve émise par les auditeurs légaux, le Conseil devrait veiller à accroître son contrôle sur l’ensemble de la communication financière jusqu’à résolution des difficultés.
Pour consulter la note d'analyse complète : http://www.ifa-asso.com/download.php?module=documents&file_id=401&fichier_nom=document-401.pdf&name=document

Allen&Overy -Frédéric Moreau – Partner, Catherine Maison-Blanche – Senior Consultant et Antoine Barat - Avocat à la Cour

Quels sont les objectifs du dispositif de gestion des risques et du contrôle interne ?

Gérer les risques est une partie essentielle de la mission légale de contrôle du conseil.
Les objectifs d’un système de contrôle interne et de gestion des risques et les principaux effets escomptés au sein de l’organisation sont de trois ordres :
1- Identifier les événements potentiels susceptibles d’affecter la réalisation des objectifs de l’organisation (positivement s’il s’agit d’opportunités, négativement s’il s’agit de risques).
2- Maîtriser les risques en fonction du niveau de risque que l’organisation est prête à accepter et que le conseil d’administration a défini pour accroître sa valeur.
3- Fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs de l’organisation.

IFA -nov.2010 : Rapport Le suivi de l'efficacité des systèmes de contrôle interne et de gestion des risques

Les réponses apportées dans le cadre du service "IFA ONLINE" ne remplacent en aucune manière une réponse juridique par un conseil spécialisé et ne peuvent en aucun cas engager la responsabilité de l'IFA ou des auteurs. IFA ONLINE n'a pas pour objet de donner des conseils juridiques et ne peut donc se substituer à une consultation d'avocats laquelle est fortement recommandée pour toute question juridique. Les réponses ci-après reflètent l'état de la législation et de la jurisprudence française au 23 décembre 2008 et font l’objet de mise à jour régulères.