L’IFA a répertorié ici toutes les questions les plus fréquemment posées par ses adhérents et fait appel aux experts présents chez ses membres fondateurs et associés pour leur apporter une réponse précise. IFA Online constitue une base de connaissances précieuse que nous vous invitons à consulter.
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Quel est le statut de l'administrateur, représentant permanent d’une personne morale ?
Une personne morale peut être administrateur au même titre que les personnes physiques, exerce comme celles-ci les mêmes fonctions au sein du collège, et peut se voir attribuer les mêmes tâches (à la seule exclusion des fonctions de président du conseil et de directeur général), par exemple la participation à un comité constitué par le conseil.
Le « représentant permanent » QUE désigne la personne morale administrateur, est soumis aux mêmes conditions et obligations et encourt les mêmes responsabilités civile et pénale que s’il était administrateur en son nom propre, sans préjudice de la responsabilité solidaire de la personne morale qu’il représente.
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Quel est le rôle du comité stratégique ?
Le Comité stratégique est chargé :
d’entretenir la réflexion du Conseil sur la stratégie entre les séances qui y sont spécifiquement dédiées ;
de maintenir un dialogue continu avec la direction générale sur les évolutions stratégiques de la société et prendre l’initiative de demander que l’ensemble du Conseil soit informé lorsqu’un sujet devient majeur ;
de vérifier que la direction générale suit une démarche de réflexion complète et examine toutes les options possibles ;
de permettre au Président du Conseil de tester ses idées à intervalles plus rapprochés qu’il ne peut le faire en séance ordinaire ;
de réunir des experts afin d’examiner l’opportunité des choix stratégiques envisagés…
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Quel est le rôle du comité de rémunération ?
Le Comité des rémunérations s’assure que les rémunérations et leur évolution sont en cohérence avec les intérêts des actionnaires et la performance de la société, notamment par rapport à ses concurrents. Elles doivent permettre de recruter, motiver et conserver les meilleurs dirigeants. Le Comité des rémunérations fait des propositions ou recommandations au Conseil dans les domaines suivants : la mise en place d’une politique de rémunération globale (salaire de base, partie variable, plan d’options d’actions et/ou d’attributions d’actions gratuites, avantages divers, plan de retraite) pour les mandataires sociaux dirigeants.
Selon les sociétés, le rôle du Comité des rémunérations peut être élargi à la définition de la politique générale de rémunération des mandataires sociaux et des cadres dirigeants (y compris les retraites, les indemnités de fin de carrière ou de séparation, les avantages divers et les règles de participation à l’actionnariat dans les éventuelles augmentations de capital) ; l’information sur la rémunération des principaux cadres dirigeants par la direction générale. Il peut même proposer de définir les rémunérations de tout ou partie des membres du Comité exécutif.
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Quel est le rôle du comité de nomination ?
Le Comité des nominations fait des propositions ou recommandations au Conseil dans la sélection de nouveaux membres du Conseil, à partir de profils définis, correspondant aux talents recherchés afin de compléter ceux déjà présents.
Concernant, les mandataires sociaux dirigeants, le Comité des nominations participe, avec le Président du Conseil, aux réflexions sur le recrutement, la promotion ou le non-renouvellement de certains mandataires sociaux dirigeants. Dans le cas d’un recrutement externe, le Comité (ou son Président) peut recevoir délégation du Conseil afin de mener ce recrutement, si nécessaire avec l’aide d’un conseil externe, pour établir le profil et les enjeux de la fonction puis mener la recherche de candidats potentiels pour organiser les successions mais aussi pour faire face à une crise ou une incapacité soudaine.
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Quel est le rôle du comité d’audit ?
Le Comité d’audit a trois grandes missions :
L’examen des comptes annuels et semestriels de la société, voire trimestriels le cas échéant.
Le Comité d’audit s’assure de la pertinence et de la permanence des méthodes comptables adoptées pour l’établissement des comptes consolidés et des comptes sociaux de l’entreprise. Il vérifie que les procédures internes de collecte et de contrôle des informations garantissent celles-ci, notamment la fiabilité des processus qui concourent à l’établissement des comptes et la validité des méthodes choisies pour traiter les opérations significatives. Il est également souhaitable que, lors de l’examen des comptes, le Comité se penche sur les opérations importantes à l’occasion desquelles aurait pu se produire un conflit d’intérêts.
La participation au choix des commissaires aux comptes et le respect des règles garantissant leur indépendance et leur objectivité.
Le Comité d’audit pilote la procédure de sélection des commissaires aux comptes et soumet au Conseil le résultat de cette sélection. Lors de l’échéance de leur mandat, la sélection ou le renouvellement des commissaires aux comptes est précédé, sur décision du Conseil, d’un appel d’offres supervisé par le Comité d’audit. Il se fait communiquer les honoraires versés par la société et son groupe au cabinet et au réseau des commissaires aux comptes et s’assure que leur montant, ou la part qu’ils représentent dans le chiffre d’affaires du cabinet et du réseau, ne sont pas de nature à porter atteinte à l’indépendance des commissaires aux comptes. Il institue une relation directe avec les commissaires aux comptes et les auditionne régulièrement, y compris hors la présence des dirigeants, afin de prendre connaissance de leur programme de travail, de s’assurer qu’ils sont en mesure d’exercer correctement leur mission et de débattre avec eux des conclusions de leurs travaux.
L’établissement d’un dialogue avec les organes de contrôle du groupe, principalement les auditeurs internes et les contrôleurs internes.
Il s’agit ici de déterminer les domaines prioritaires d’investigation de l’audit interne.
Selon les sociétés, le Comité d’audit peut également être chargé de veiller à ce que les procédures d’analyse et de gestion des risques qui pèsent sur l’entreprise soient correctement appliquées, ou encore d’apprécier le niveau de maîtrise et de contrôle de ces risques, notamment à travers le contrôle interne.
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Quel est le rôle des différents comités du Conseil ?
Dans l’exercice des missions du Conseil d’administration, il existe des domaines clés dans lesquels celui-ci doit s’impliquer plus particulièrement. La création de Comités spécialisés, dans le respect de la collégialité du Conseil, répond à cette préoccupation. Leur vocation est de préparer et de faciliter le travail du Conseil sur des points spécifiques qui seront ensuite débattus en séance. Leurs attributions sont clairement définies dans une charte ou dans le règlement du Conseil. Le nombre et la structure des Comités dépendent du Conseil. Toutefois, il convient de veiller à ne pas les multiplier à l’excès.
Au fur et à mesure de son développement et de l’augmentation du nombre de ses membres, le Conseil peut connaître les trois étapes suivantes dans l’appréhension des questions d’audit, de rémunération et de nomination des mandataires sociaux :
dans sa phase initiale, toute société cotée se dote d’un Comité d’audit et d’un Comité des rémunérations et des nominations ;
puis le Comité des rémunérations et des nominations est scindé en deux avec un Comité des rémunérations d’une part et un Comité des nominations d’autre part ;
enfin, dans sa forme la plus évoluée, le Conseil peut élargir les domaines de compétences de ces trois Comités en créant un Comité d’audit (incluant les questions de contrôle interne et de suivi et de contrôle des risques), un Comité des ressources humaines (incluant les questions de rémunération et de plans de succession) et un Comité de gouvernance (incluant les questions de nominations et les autres sujets liés à la gouvernance de la société).
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Quelle est la différence entre un administrateur désigné en tant que personne physique et un administrateur représentant une personne morale ?
Quelques indications générales sur le représentant permanent d'une personne morale administrateur en droit français :
- une personne morale peut être nommée administrateur ou membre du conseil de surveillance (mais ni président, directeur général, directeur général délégué, ni membre du directoire) d'une société anonyme ;
- elle doit alors désigner immédiatement un représentant permanent personne physique et notifier cette désignation à la société qui doit procéder aux mêmes formalités de publicité (journal d'annonces légales, registre du commerce)que s'il s'agissait d'un administrateur personne physique ;
- le représentant permanent est "soumis aux mêmes conditions et obligations et encourt les mêmes responsabilités civile et pénale que s'il était administrateur en son nom propre, sans préjudice de la responsabilité solidaire de la personne morale qu'il représente" (art. L.225-20 du Code de Commerce); cela implique entre autres: même incompatibilité avec un contrat de travail auprès de la société au conseil de laquelle il siège, même limite d'âge, mêmes règles de cumul des mandats, mêmes règles applicables aux "conventions réglementées" (art. L.225-38 du Code de Commerce), même responsabilité civile et pénale à l'égard de la société et des tiers en cas de faute de gestion ou de délit, etc.
- le représentant permanent doit suivre les instructions de la personne morale qui l'a désignée sur les positions qu'il doit prendre au conseil où il siège et engage sa responsabilité à son égard dans les conditions ordinaires du mandat.
En définitive, les différences essentielles pour une personne morale entre (1) faire élire par l'assemblée générale un administrateur personne physique qu'elle aura proposée et (2) se faire élire elle-même administrateur et désigner un représentant permanent sont :
- que la personne physique administrateur est élue pour la durée du mandat prévue par les statuts, et ne peut être révoquée que par le conseil d'administration de la société où elle siège, alors que le représentant pemanent peut être révoqué à tout moment sur simple notification à la société (et doit alors être immédiatement remplacé) par la personne morale qui l'a nommé;
- et que la personne morale n'est pas solidairement responsable des fautes éventuelles de la personne physique dont elle a simplement proposé l'élection comme administrateur.
Accessoirement, la solution administrateur personne morale avec représentant permanent peut faciliter l'application des règles statutaires éventuelles imposant la détention par les administrateurs d'actions de la société (sauf si ces règles s'appliquent aussi aux représentants permanents, ce qui est parfois le cas).
P Durand-Barthez - Linklaters
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Quel est le nombre minimum d’actionnaires nécessaires pour la création d’une Société anonyme ?
Dans les sociétés anonymes, le nombre des associés ne peut être inférieur à sept. (Article L 225-1 du code de commerce). Si lors de la constitution, le nombre des actionnaires est inférieur à 7, seule une action en régularisation et en dommages et intérêts peut être intentée par tout intéressé (articles 210-7 et 210-8 du code de commerce)
Rose-Marie Pastor
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Les administrateurs peuvent-ils se voir attribuer des « stock options » ?
Les salariés ou certains d’entre eux et les dirigeants sociaux peuvent bénéficier d’options de souscription ou d’achat d’actions. (Articles L 225-177 et L 225-185 du code de commerce) En revanche les administrateurs qui ne sont ni dirigeants ni salariés de l’entreprise ne peuvent pas se voir attribuer de « stock options ».
Rose-Marie Pastor
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Un mandataire social peut-il faire partie du comité des rémunérations ?
Selon le rapport AFEP-MEDEF, le comité des rémunérations ne doit comporter aucun mandataire social et doit être composé majoritairement d'administrateurs indépendants. (Article 15.1 du Rapport AFEP-MEDEF)
Rapport AFEP-MEDEF;Rose-Marie Pastor
