L’IFA a répertorié ici toutes les questions les plus fréquemment posées par ses adhérents et fait appel aux experts présents chez ses membres fondateurs et associés pour leur apporter une réponse précise. IFA Online constitue une base de connaissances précieuse que nous vous invitons à consulter.
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Que se passe-t-il en cas de manquement aux obligations de déclarations des « circonstances » lors des négociations du contrat d’assurance ?
La fausse déclaration peut entraîner la nullité du contrat ou la réduction de l’indemnité.
JP Amoros- Fidal
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A partir de quand un administrateur doit-il procéder à une « déclaration de circonstance » auprès de son assureur ? Quel en est l’effet ?
Si pendant la période d’assurance, le souscripteur ou un assuré a connaissance de tout fait dommageable, susceptible de donner lieu à une réclamation, l’assureur doit en être informé par écrit dans les meilleurs délais et, en tout état de cause, avant la fin de la période d’assurance.
Toute réclamation ultérieure fondée sur ce même fait dommageable sera considérée comme ayant été introduite à la date de la déclaration de ce fait dommageable à l’assureur.
Au plus tard lors du renouvellement du contrat, la société qui souscrit le contrat d’assurance RCMS doit fournir un questionnaire signé par un dirigeant (ou indiquer formellement) qu’il y a (ou pas) connaissance de réclamations ou circonstances pouvant déclencher le contrat à la date de prise d’effet de la nouvelle période d’assurance.
Le Code des assurances (articles L114-1 et L114-2) prévoit la prescription par deux ans, à compter de la connaissance par l’assuré, de circonstance ou réclamation permettant de déclencher le contrat.
JP Amoros- Fidal
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Comment se déclenche la garantie RCMS ?
La garantie se déclenche par la notification à l’assureur d’une « réclamation » ou d’une « circonstance » susceptible de donner lieu à réclamation.
Une réclamation se définit comme :
1) une demande écrite amiable faite par un tiers qui souhaite réparation d’un préjudice subi, à partir d’allégations de faits précis susceptibles de constituer le fondement à une action en justice
ou 2) une procédure devant une juridiction civile, pénale, commerciale, sociale ou administrative
ou 3) une procédure d’arbitrage
ou 4) une instruction ou enquête dans laquelle une personne physique doit être entendue (y compris comme témoin assisté).
Une « circonstance » notifiée à l’assureur doit être suffisamment précise pour identifier la faute de gestion, la date où elle a été commise et les parties prenantes concernées. Elle comportera la nature du fait dommageable, la désignation de la société et/ou des assurés impliqués, les montants susceptibles d’être réclamés ainsi que la description de tous les faits matériels ou circonstances pouvant donner lieu à une réclamation.
L’assureur peut demander tout complément d’information qu’il juge nécessaire.
JP Amoros- Fidal
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Quels risques ne sont pas couverts par la garantie RCMS ?
Chaque police comporte des « exclusions » plus ou moins larges. En général, sont exclus :
•Les actes intentionnels, la recherche d’un avantage patrimonial,
•Les dommages matériels et corporels ainsi que les dommages immatériels consécutifs. D’une façon générale, sont exclues dans les contrats de responsabilité des dirigeants les réclamations habituellement couvertes par des garanties responsabilité civile (exploitation, produits, professionnelle, pollution, liée à l’emploi, protection de l’information etc..),
•Les litiges ou procédures antérieurs et, plus généralement, tout événement susceptible de déclencher la garantie qui est connu du dirigeant avant la souscription du contrat,
•Les amendes,
•Les condamnations pénales,
•Les sanctions pécuniaires administratives.
Les frais de défense sont couverts sous réserve de la reconnaissance, par un assuré ou un tribunal, du caractère intentionnel, dolosif de la violation, ou bien de la conscience du caractère fautif ou illicite de violations des lois et règlements ou actes ou omissions illicites, ou rémunération, avantages, ou profits personnels indus.
JP Amoros- Fidal
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Quelle est la durée de validité moyenne d’un contrat d’assurance ?
Les contrats ont une durée annuelle. Cependant, il convient de distinguer entre la durée du contrat et la durée de la garantie.
La durée de la garantie dépend du type de contrat : « fait dommageable » ou « réclamation ».
Les polices dites « réclamation », (les plus fréquentes) accordent une durée de garantie pour une période minimale de 5 ans en cas de résiliation, expiration ou suppression d’une garantie, pour autant que la réclamation faite pendant la période subséquente soit relative à des faits dommageables commis avant la date de résiliation, expiration ou suppression de la garantie.
La garantie subséquente ne s’applique pas si le contrat résilié ou expiré est remplacé par un contrat ayant le même objet ou si la prime n’a pas été payée.
JP Amoros- Fidal
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Garantie RCMS : Qui sont les assurés personnes physiques ?
La police d’assurances définit les assurés et il convient de bien vérifier qui a cette qualité, et le cas échéant, demander à l’assureur de modifier cette définition afin de couvrir toute personne susceptible d’exercer des fonctions de « dirigeant ». En général, sont concernés :
•les dirigeants de droit (administrateurs, président directeur général, directeur général, gérant…).
•les dirigeants de fait (toute personne au sein de l’entreprise s’étant immiscée effectivement dans la gestion, quel que soit son poste).
JP Amoros- Fidal
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Qui peut souscrire souscrit cette garantie RCMS?
Même si l’objet de l’assurance est la couverture de la responsabilité des dirigeants, cette garantie n’est pas souvent souscrite directement par ceux-ci mais par les sociétés pour le compte et au profit de leurs mandataires sociaux.
A noter également que la société mère souscrit pour le compte et au profit de l’ensemble des mandataires sociaux de son groupe (filiales et le cas échéant participations).
JP Amoros- Fidal
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Quel est le but de l’assurance responsabilité des dirigeants?
Le but de l’assurance est de couvrir le risque de mise en jeu de la reponsabilité civile du ou des dirigeants et de prendre en charge, dans les limites prévues par le contrat les frais de défense (civile ou pénale) et le paiement des dommages et intérêts éventuels à des tiers lésés. L’objectif principal de la souscription d’une telle assurance est la protection directe du patrimoine propre des mandataires sociaux en cas de réclamation engageant leur responsabilité civile personnelle à la suite de fautes de gestion commises dans l’exercice de leur fonction.
Le dirigeant, comme ses subordonnés, peuvent voir leur responsabilité engagée pour le non respect des dispositions législatives et réglementaires applicables.
JP Amoros- Fidal
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Existe-t-il une police d’assurance qui couvre la période durant laquelle ma responsabilité pourrait être engagée ?
Avant d’accepter un mandat d’administrateur, assurez-vous de l’existence d’une assurance responsabilité des mandataires sociaux au sein de la société dans laquelle vous exercerez votre mandat ou à défaut du groupe auquel elle appartient.
JP Amoros- Fidal
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Quelles précautions dois-je prendre quand des difficultés apparaissent ?
•Vérifier le registre des présences et conserver tous les justificatifs de présence.
•Vérifier le registre spécial des délibérations : y faire consigner vos observations et vérifier son contenu lors de la réunion suivante.
• Conserver tous les documents internes justifiant les décisions importantes afin de préparer votre défense en cas d’une éventuelle mise en cause de responsabilité.
•Prendre l’initiative de demander la convocation du conseil d’administration, de le faire délibérer et de solliciter auprès du directeur général la nomination d’un mandataire ad hoc ou l’ouverture d’une procédure de nomination.
•Le cas échéant (et à l’extrême), démissionner en notifiant votre décision par lettre recommandée avec accusé réception au président du conseil d’administration de la société, en en motivant les raisons. Il convient alors de demander à ce que votre lettre de démission soit annexée au procès verbal du prochain conseil d’administration, lue en séance puis publiée. En tout état de cause, il importe de ne pas démissionner de manière intempestive pour éviter d’engager sa responsabilité.
JP Amoros- Fidal
