Un conflit d’intérêts naît d’une situation dans laquelle un administrateur détient ou sert, à titre privé, des intérêts qui pourraient avoir une influence sur son objectivité dans l’exercice de sa fonction.
On entend par «intérêt privé» un intérêt étranger à celui de la société, qu’il soit direct, (personnel) ou indirect, (parents, amis, partenaires commerciaux ou organisations dans laquelle l’administrateur occupe une fonction bénévole ou rémunérée).
L’intérêt privé peut ainsi affecter le discernement de l’administrateur qui n’est plus exclusivement centré sur l’intérêt social.
L’intérêt privé peut être matériel (par exemple, obtention d’un gain au détriment de l’entreprise) ou immatériel (par exemple, approbation d’une transaction qui avantage un tiers pour ménager de bonnes relations avec lui).

Un administrateur peut se retrouver dans une situation de conflit d’intérêts qui soit :
- potentielle : lorsqu’un changement de situation, soit de l’administrateur ou de son environnement, soit de la société, pourrait à l’avenir créer une situation de conflit ;
- perçue ou apparente : lorsque la situation apparaît, aux yeux de tiers bien informés, de nature à influer sur l’exercice des fonctions de l’administrateur ;
- concrête ou réelle : lorsque l’exercice des droits et pouvoirs de l’administrateur a été ou va être, à l’évidence, influencé par l’existence d’intérêts privés, en violation de l’intérêt social.

Le devoir de discrétion s’ajoute à l’obligation d’agir dans l’intérêt social, visé par l’article L 225-37 alinéa 5 du Code du commerce, il s’applique aux administrateurs et autres «personnes appelées à assister aux réunions du conseil» (censeurs, représentants du comité d’entreprise, etc.).
Ces deux obligations, et le risque «apparent» de conflit, concernent en effet ces dernières «personnes», quoiqu’elles n’aient pas de droit de vote, parce que leur présence et leurs interventions aux délibérations peuvent avoir une influence sur la prise de décision collégiale, mais aussi parce qu’elles ont légalement ou statutairement droit aux mêmes informations et documents que les administrateurs.

L’association Transparency International précise que « l’intérêt personnel est compris de façon très large. Il peut être direct ou indirect, matériel ou immatériel, volontaire ou involontaire, se traduire par l’obtention d’un avantage, ou la soustraction à un inconvénient.
C’est le cas notamment pour les censeurs lorsque leur nomination n’est pas purement motivée par l’apport de leur qualification personnelle à la société, mais plutôt par la représentation d’un actionnaire ou d’une institution extérieure, et pour les représentants du comité d’entreprise qui assistent au conseil conformément au Code du travail.

Enfin, les administrateurs nommés pour représenter une catégorie spécifique de mandants sont «apparemment» plus exposés au risque de conflit entre les intérêts de la société et ceux de leurs mandants. A ce titre l’article 8 du Code Afep-Medef dispose qu’il « n’est pas souhaitable de multiplier au sein du conseil des représentants de telle ou telle catégorie d’intérêts spécifiques », au risque d’affrontements d’intérêts particuliers au détriment de l’intérêt social.