L’article R 225-60 du Code de commerce dispose que le conseil de surveillance peut autoriser le remboursement des frais de voyage et de déplacement et des dépenses engagées par ses membres dans l’intérêt de la société. Ainsi les remboursements des frais des membres du conseil ne peuvent être admis en charges déductibles de la société tant qu’ils n’ont pas été autorisés par une délibération du conseil, comme le Conseil d’Etat l’a rappelé dans une décision du 20 juin 2012 n°342753. Ce formalisme vaut également pour les membres du conseil d’administration non dotés d’un pouvoir de direction en vertu de l’article R 225-33 du même Code, qui applique la même solution à l’égard du conseil.
Les sociétés doivent donc veiller en temps utile, avant d’effectuer le remboursement des frais de voyage et de déplacement soit à des membres du conseil de surveillance, soit à des membres du conseil d’administration non dotés de pouvoir de direction, que les deux conditions requises pour être qualifiés de charges fiscalement déductibles sont remplies, c’est-à-dire d’une part, si les dépenses ont été réalisées dans l’intérêt de la société, et d’autre part, si elles ont été autorisées par l’organe compétent.