Veille juridique et réglementaire relatif à la tenue des AG
dans le contexte de la crise sanitaire de la COVID-19
Décret n° 2020-1614 du 18 décembre 2020
Le décret n°2020-1614 du 18 décembre 2020 proroge et adapte jusqu’au 1er avril 2021, l’application des décrets n°2020-418 du 10 avril 2020 et n°2020-629 du 25 mai 2020 adaptant le fonctionnement des instances délibératives en période de Covid-19.
Le décret du 18 décembre 2020 complète l’ordonnance n°2020-1497 du 2 décembre qui proroge et adapte l’ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020.
Le décret prévoit notamment :
- pour les personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé autres que les sociétés cotées, les conditions dans lesquelles les membres des assemblées peuvent être consultés par voie de consultation écrite, lorsque ces conditions ne sont pas déjà déterminées par les dispositions légales ou réglementaires qui régissent l’assemblée, les statuts ou le contrat d’émission ;
- pour les personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé, les conditions dans lesquelles les membres des assemblées peuvent voter par correspondance, lorsque ces conditions ne sont pas déjà déterminées par les dispositions légales ou réglementaires qui régissent l’assemblée, les statuts ou le contrat d’émission ;
- pour les sociétés à responsabilité limitée, certaines sociétés par actions et les assemblées des porteurs de certains types de valeurs mobilières, des précisions sur la composition du bureau des assemblées ;
- pour les sociétés cotées, certaines mentions devant être établies au procès-verbal par l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou par son délégataire lorsqu’il décide que l’assemblée se tient sans que les membres de cette dernière et les autres personnes ayant le droit d’y assister n’y participent physiquement, lorsque les membres de l’assemblée n’ont pas la possibilité d’y participer par voie de conférence téléphonique ou audiovisuelle, ou lorsque les dispositions du décret relatives à la composition du bureau de l’assemblée générale sont appliquées, ainsi que les conditions dans lesquelles ces informations sont portées à la connaissance des actionnaires ;
- les conditions d’application des dispositions de l’ordonnance applicables aux sociétés cotées et relatives à la rediffusion de l’assemblée générale et au renforcement du régime des questions écrites.
Enfin, le décret porte prorogation jusqu’au 1er avril 2021 de la durée d’application de l’article 1er du décret n° 2020-629 du 25 mai 2020, et assortit cette prorogation immédiate de la faculté de procéder à une ou plusieurs prorogations supplémentaires de tout ou partie de leurs dispositions par voie de décret en Conseil d’Etat jusqu’à une date butoir fixée au 31 juillet 2021.
Ordonnance n° 2020-1497 du 2 décembre 2020
L’ordonnance n° 2020-1497 du 2 décembre 2020 proroge et modifie l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19.
L’Ordonnance n° 2020-1497 du 2 décembre 2020 prorogeant et modifiant l’ordonnance du 25 mars 2020 adaptant en raison de l’épidémie de covid-19 les règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé a été publiée au JORF le 3 décembre 2020.
Cette ordonnance proroge et adapte les règles exceptionnelles de convocation, d’information, de réunion et de délibération des assemblées et des autres organes des entités de droit privé dans le contexte de la crise sanitaire. Ces règles exceptionnelles figurent dans l’ordonnance du 25 mars 2020.
Cette nouvelle ordonnance, prise sur le fondement de l’article 10 de la loi n° 2020-1379 du 14 novembre 2020 autorisant la prorogation de l’état d’urgence sanitaire et portant diverses mesures de gestion de la crise sanitaire, a pour objet :
– de proroger l’application de l’ordonnance du 25 mars 2020 jusqu’au 1er avril 2021, c’est-à-dire jusqu’au terme de la période transitoire de sortie de l’état d’urgence sanitaire fixé par la loi du 14 novembre 2020. Afin de pouvoir adapter la durée du dispositif à l’évolution de la situation sanitaire, l’ordonnance prévoit en outre la possibilité de proroger à nouveau l’application de l’ordonnance du 25 mars 2020 au-delà du 1er avril 2021, par décret en Conseil d’État, et au plus tard jusqu’au 31 juillet 2021 ;
– d’apporter plusieurs adaptations aux dispositions de l’ordonnance du 25 mars 2020. Ces adaptations ont notamment pour objet de :
lier plus étroitement la possibilité d’organiser une assemblée générale à huis clos à la situation sanitaire et aux mesures prises pour y répondre,
renforcer les droits des membres des assemblées lorsque ces dernières sont organisées à huis clos et
faciliter l’adoption des décisions relevant de la compétence des assemblées à distance.
L’ordonnance entre en vigueur immédiatement, afin de réduire la durée de la discontinuité entre l’ordonnance du 25 mars 2020 initiale, qui a expiré le 30 novembre 2020, et sa version modifiée.
Loi n° 2020-1379 du 14 novembre 2020
La loi n° 2020-1379 du 14 novembre 2020 proroge jusqu’au 16 février 2021 l’état d’urgence sanitaire, déclaré le 17 octobre 2020 pour un mois. Elle prolonge également le régime transitoire de sortie de l’état d’urgence sanitaire jusqu’au 1er avril 2021. Une série d’habilitations à prendre des mesures économiques et sociales par ordonnances complète le texte. La loi a été publiée au Journal officiel du 15 novembre 2020, après que, le 13 novembre, le Conseil constitutionnel a jugé le projet de loi conforme à la Constitution.
Décret n° 2020-418 du 10 avril 2020
Le décret n° 2020-418 du 10 avril 2020, publié au Journal officiel du 11 avril 2020, porte mesures d’application de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 et prévoit, pour l’ensemble des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé :
les conditions que la délégation prévue à l’article 4 de cette ordonnance doit satisfaire, en particulier l’exigence d’un écrit, quel qu’en soit le support (papier ou électronique notamment) ;
la possibilité d’adresser les instructions de vote dans le cadre du vote par correspondance, ainsi que les mandats, par voie de message électronique à l’adresse électronique indiquée à cet effet dans la convocation, sous réserve que les dispositions législatives ou réglementaires qui régissent l’assemblée, les statuts ou le contrat d’émission prévoient ces modes de participation et qu’aucune clause des statuts ne les exclut le cas échéant, et à condition que l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou son délégataire le décide ;
certaines mentions du procès-verbal des assemblées tenues en application des articles 4, 5 et 6 de l’ordonnance, lorsqu’un procès-verbal est requis par les dispositions législatives ou réglementaires ou des statuts qui régissent l’assemblée.
Par ailleurs, afin de faciliter leur tenue dans le contexte de l’épidémie de Covid-19, le décret adapte les dispositions réglementaires relatives aux SARL, de certaines sociétés par actions (SPA) et des porteurs de certains types de valeurs mobilières, selon le cas, concernant :
la possibilité de voter par des moyens électroniques de télécommunication, ouverte sans qu’une clause des statuts ne soit nécessaire à cet effet ;
l’exercice des mandats (autres que les mandats sans désignation de mandataire) ;
le choix par les actionnaires de leur mode de participation à l’assemblée générale ;
la composition du bureau de l’assemblée générale lorsque celle-ci se tient sans que les actionnaires n’y assistent physiquement ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle.
Il adapte également, aux mêmes fins, certaines dispositions réglementaires du code des assurances relatives aux assemblées et organes collégiaux d’administration, de gouvernance ou de direction.
Ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020
Le Gouvernement a adopté le 25 mars 2020 une ordonnance portant « adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19 ».
Autorisation exceptionnellement pour les sociétés et autres groupements de tenir leurs assemblées hors la présence physique de leurs associés, actionnaires ou membres, même si les statuts ne le prévoient pas.
– Les assemblées peuvent exceptionnellement se tenir « sans que les membres et les autres personnes ayant le droit d’y assister – tels que les commissaires aux comptes ou les représentants des IRP – ne soient présents physiquement ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle ».
2 cas possibles sont donc envisagés :
* la tenue d’une assemblée hors la présence physique et à distance des membres, ou
* la tenue d’une assemblée hors la présence physique des membres mais avec une participation à distance.
Les membres conservent leur droit de voter selon les modalités prévues par les textes et par l’ordonnance : envoi d’un pouvoir, vote par correspondance ou, le cas échéant, via un moyen de conférence téléphonique ou audiovisuelle.
– Pour cela, l’assemblée doit avoir été convoquée en « un lieu affecté à la date de la convocation ou à celle de la réunion par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires ». La convocation doit être entendue largement pour y inclure l’avis de réunion publié par les sociétés cotées.
– Pour les sociétés qui ont déjà envoyé les convocations avant la date d’entrée en vigueur de l’ordonnance, le mode de participation peut être modifié, dès lors que les membres de l’assemblée en sont informés « par tous moyens permettant d’assurer leur information effective trois jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée ».
– Le défaut de convocation d’un actionnaire par voie postale résultant « de circonstances extérieures à la société », ne peut causer la nullité de l’assemblée générale d’une société cotée.
– Les actionnaires participant à l’assemblée et identifiés par conférence téléphonique ou audiovisuelle seront réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité.
Dispositions similaires concernent la tenue des conseils d’administration et des conseils de surveillance avec une extension du recours aux moyens conférence téléphonique ou audiovisuelle.
« Sans qu’une clause des statuts ou du règlement intérieur soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s’y opposer, sont réputés présents aux réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction, leurs membres qui y participent au moyen d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification et garantissant leur participation effective. Ces moyens transmettent au moins la voix des participants et satisfont à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations. Les dispositions du présent article sont applicables quel que soit l’objet de la décision sur laquelle l’organe est appelé à statuer ». (notamment à l’arrêté et l’examen des comptes annuels).
L’ordonnance généralise le recours à la consultation écrite pour la prise de décision des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction. La faculté de réunir ces organes de gouvernance à distance s’appliquera à toutes les décisions, y compris celle d’arrêté des comptes qui nécessitait jusqu’ici une réunion physique.
Caractère rétroactif de l’ordonnance : applicable aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction tenues à compter du 12 mars 2020 et jusqu’au 31 juillet 2020, sauf prorogation de ce délai jusqu’à une date fixée par décret et au plus tard le 30 novembre 2020.
A qui s’adresse cette ordonnance ?
1° Les sociétés civiles et commerciales ;
2° Les masses de porteurs de valeurs mobilières ou de titres financiers ;
3° Les groupements d’intérêt économique et les groupements européens d’intérêt économique ;
4° Les coopératives ;
5° Les mutuelles, unions de mutuelles et fédérations de mutuelles ;
6° Les sociétés d’assurance mutuelle et sociétés de groupe d’assurance mutuelle ;
7° Les instituts de prévoyance et sociétés de groupe assurantiel de protection sociale ;
8° Les caisses de crédit municipal et caisses de crédit agricole mutuel ;
9° Les fonds de dotation ;
10° Les associations et les fondations.
Une autre ordonnance permet aux entreprises qui le souhaitent et pour qui les commissaires aux comptes n’auraient pas pu émettre de rapports de pouvoir repousser la date de leur AG de trois mois. Pour les sociétés qui clôturent au 31 décembre, les AG doivent se tenir dans les six mois, soit au 30 juin au plus tard. Cette date butoir est donc repoussée au 30 septembre.
Loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de covid-19
Dans le contexte exceptionnel de crise sanitaire Covid-19, l’organisation des assemblées générales annuelles des sociétés françaises est fortement perturbée.
La loi d’urgence pour faire face à l’épidémie de Covid-19 a été adoptée définitivement le 22 mars 2020 et figurent à l’article III de la loi diverses mesures de nature administrative ou juridictionnelle pour adapter les délais légaux, les règles de procédure pénale à peine de nullité, les convocations des assemblées générales des sociétés ou des syndics de copropriété…
Le Gouvernement est habilité à prendre par voie d’ordonnances toute mesure :
– « f) Simplifiant et adaptant les conditions dans lesquelles les assemblées et les organes dirigeants collégiaux des personnes morales de droit privé et autres entités se réunissent et délibèrent ainsi que les règles relatives aux assemblées générales ;
– g) Simplifiant, précisant et adaptant les règles relatives à l’établissement, l’arrêté, l’audit, la revue, l’approbation et la publication des comptes et des autres documents que les personnes morales de droit privé et autres entités sont tenues de déposer ou de publier, notamment celles relatives aux délais, ainsi qu’adaptant les règles relatives à l’affectation des bénéfices et au paiement des dividendes ; »
>>> Loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de covid-19