Odonnance portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19

Ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020

Ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant "adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19"

Le Gouvernement a adopté le 25 mars 2020 une ordonnance portant "adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19".

  • Autorisation exceptionnellement pour les sociétés et autres groupements de tenir leurs assemblées hors la présence physique de leurs associés, actionnaires ou membres, même si les statuts ne le prévoient pas.

    - Les assemblées peuvent exceptionnellement se tenir « sans que les membres et les autres personnes ayant le droit d’y assister – tels que les commissaires aux comptes ou les représentants des IRP – ne soient présents physiquement ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle ».

    2 cas possibles sont donc envisagés :
    * la tenue d’une assemblée hors la présence physique et à distance des membres, ou
    * la tenue d’une assemblée hors la présence physique des membres mais avec une participation à distance.

    Les membres conservent leur droit de voter selon les modalités prévues par les textes et par l’ordonnance : envoi d’un pouvoir, vote par correspondance ou, le cas échéant, via un moyen de conférence téléphonique ou audiovisuelle.

    - Pour cela, l'assemblée doit avoir été convoquée en « un lieu affecté à la date de la convocation ou à celle de la réunion par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires ». La convocation doit être entendue largement pour y inclure l’avis de réunion publié par les sociétés cotées.

    - Pour les sociétés qui ont déjà envoyé les convocations avant la date d’entrée en vigueur de l’ordonnance, le mode de participation peut être modifié, dès lors que les membres de l'assemblée en sont informés « par tous moyens permettant d'assurer leur information effective trois jours ouvrés au moins avant la date de l'assemblée ».

    - Le défaut de convocation d’un actionnaire par voie postale résultant « de circonstances extérieures à la société », ne peut causer la nullité de l’assemblée générale d’une société cotée.

    - Les actionnaires participant à l'assemblée et identifiés par conférence téléphonique ou audiovisuelle seront réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité.

  • Dispositions similaires concernent la tenue des conseils d’administration et des conseils de surveillance avec une extension du recours aux moyens conférence téléphonique ou audiovisuelle.

    « Sans qu'une clause des statuts ou du règlement intérieur soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s'y opposer,  sont réputés présents aux réunions des organes collégiaux d'administration, de surveillance ou de direction, leurs membres qui y participent au moyen d'une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification et garantissant leur participation effective. Ces moyens transmettent au moins la voix des participants et satisfont à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations. Les dispositions du présent article sont applicables quel que soit l'objet de la décision sur laquelle l'organe est appelé à statuer ». (notamment à l'arrêté et l’examen des comptes annuels).

    L'ordonnance généralise le recours à la consultation écrite pour la prise de décision des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction. La faculté de réunir ces organes de gouvernance à distance s'appliquera à toutes les décisions, y compris celle d'arrêté des comptes qui nécessitait jusqu'ici une réunion physique.

  • Caractère rétroactif de l'ordonnance : applicable aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux d'administration, de surveillance et de direction tenues à compter du 12 mars 2020 et jusqu'au 31 juillet 2020, sauf prorogation de ce délai jusqu'à une date fixée par décret et au plus tard le 30 novembre 2020.
  • A qui s'adresse cette ordonnance ?
    1° Les sociétés civiles et commerciales ;
    2° Les masses de porteurs de valeurs mobilières ou de titres financiers ;
    3° Les groupements d'intérêt économique et les groupements européens d'intérêt économique ;
    4° Les coopératives ;
    5° Les mutuelles, unions de mutuelles et fédérations de mutuelles ;
    6° Les sociétés d'assurance mutuelle et sociétés de groupe d'assurance mutuelle ;
    7° Les instituts de prévoyance et sociétés de groupe assurantiel de protection sociale ;
    8° Les caisses de crédit municipal et caisses de crédit agricole mutuel ;
    9° Les fonds de dotation ;
    10° Les associations et les fondations.

Une autre ordonnance permet aux entreprises qui le souhaitent et pour qui les commissaires aux comptes n'auraient pas pu émettre de rapports de pouvoir repousser la date de leur AG de trois mois. Pour les sociétés qui clôturent au 31 décembre, les AG doivent se tenir dans les six mois, soit au 30 juin au plus tard. Cette date butoir est donc repoussée au 30 septembre.