5ème Matinée Post certification

Actualités : #Information #Codes #Loi #Comités #Structures de gouvernance

Le comité de direction du Certificat Administrateur de Société IFA Sciences Po propose chaque année aux certifiés deux matinées d’information, d’échanges et de formation sur les derniers développements de la gouvernance afin de leur permettre d’actualiser leurs connaissances acquises lors de la certification.
Ouvertes à l’ensemble des certifiés, ces rencontres associent points d’experts et partages d’expériences de grands témoins. Elles sont aussi l’occasion de découvrir ou redécouvrir toutes les activités de l’IFA pour ceux et celles qui n’ont pas eu l’occasion de participer récemment à nos événements.

La 5ème Matinée post certification du 15 novembre 2018 a permis d'échanger sur les points suivants :

- actualité des certifié(e)s
- Évolutions récentes en matière de gouvernance par Pascal Durand Barthez, expert en gouvernance
- Présentation du panorama de la gouvernance 2018 E&Y - Labrador par Thierry Moreau, Directeur Associé EY
- Table ronde "Gouvernance, éthique et RSE" avec les témoignages de certifiés d'Aurélie CAUCHE, administrateur de société certifiée - promotion 23, Géraldine PLENIER, administrateur de société certifiée - promotion 25 et Marie-Laure MEUNIER, administrateur de société certifiée - promotion 16

« Comment l’administrateur peut-il porter les sujets de RSE et d’éthique au Conseil ? »
Contribution Marie-Laure Meunier,
Fondatrice de TerraLumen - Partner, Associés en Gouvernance
et administrateur de société certifiée - Promotion 16

Introduction de la thématique
Les sujets de RSE et d’éthique sont amenés à être abordés de plus en plus au Conseil en raison de l’enrichissement permanent depuis deux ans de la hard law et soft law en la matière.

1. Prolifération de nouveaux textes législatifs depuis 2 ans

Loi Sapin 2 (décembre 2016) :

Impose aux entreprises (+ 500 Salariés, CA + 100 M€) de mettre en œuvre un plan de prévention et de détection des faits de corruption et trafic d’influence (cartographie risques, code de conduite, dispositif d’alerte interne, procédures d’évaluation des clients, fournisseurs et intermédiaires, dispositif de formation des cadres et salariés exposés, …).
- Les contrôles de l’Agence Française Anticorruption ont démarré, avec sanctions à la clé (jusqu’à 1M€ pour les personnes morales).
- La responsabilité des administrateurs peut être mise en jeu s’il est avéré que le Conseil a participé à la décision fautive (approbation d’un projet dans un pays notoirement exposé au risque de corruption, malgré les avertissements à ce sujet, ou sans s’être inquiété de cette question).

Devoir de Vigilance des sociétés mères et des entreprises donneuses d’ordre (application exercice 2018) :
- Concerne les sociétés de plus de 5000 salariés en France ou plus de 10000 salariés dans le monde.
- Plan de vigilance à mettre en œuvre et publier sur le respect des droits humains et libertés fondamentales, santé et sécurité des personnes, environnement.
- L’ensemble de la chaîne de valeur de l’entreprise est concernée (fournisseurs, sous-traitants).
- Sanction : astreinte du respect de la loi à la demande de toute personne justifiant son intérêt à agir.

Déclaration de Performance Extra-Financière (Ordonnance 19 juillet 2017) :
- Transposition de la directive européenne de 2014
- Remplace le rapport RSE
- Concerne toutes les SA de plus de 500 salariés : CA de +40 M€ pour cotées, CA de +100 M€ pour non cotées.
- Description du modèle d’affaires, des enjeux et risques extra-financiers les plus significatifs, des politiques mises en œuvre avec les résultats et indicateurs clés de performance.
- Transparence des informations.

Règlement Général sur la Protection des Données (application depuis le 25 mai 2018) :
- Traitement des données présentant des risques pour les droits et libertés des personnes.
- Amendes considérables, puisqu’elles peuvent aller jusqu’à 20 M€ ou 4% du CA mondial.

Le Conseil est impliqué dans ses responsabilités de vigilance et de contrôle sur ces thématiques de RSE. Il veille à la conformité à la loi.

2. Enrichissement en juin 2018 du code Afep-Medef

Nouvelles missions pour le Conseil (Art 1) :
- Le conseil d’administration … s’attache à promouvoir la création de valeur par l’entreprise à long terme en considérant les enjeux sociaux et environnementaux de ses activités. Il propose, le cas échéant, toute évolution statutaire qu’il estime opportune.
- Il examine régulièrement, en lien avec la stratégie qu’il a définie, les opportunités et les risques tels que les risques financiers, juridiques, opérationnels, sociaux et environnementaux ainsi que les mesures prises en conséquence. A cette fin, le conseil d’administration reçoit toutes les informations nécessaires à l’accomplissement de sa mission notamment de la part des dirigeants mandataires sociaux exécutifs.
- Il s’assure, le cas échéant, de la mise en place d’un dispositif de prévention et de détection de la corruption et du trafic d’influence. Il reçoit toutes les informations nécessaires à cet effet.
- Il s’assure également que les dirigeants mandataires sociaux exécutifs mettent en œuvre une politique de non-discrimination et de diversité qui vise notamment une représentation plus équilibrée des femmes et des hommes au sein des instances dirigeantes (sous-entendu au-delà du Conseil, les Comités exécutifs et de direction, et plus largement l’encadrement supérieur).

Formation des administrateurs (Art 12)
- Chaque administrateur bénéficie, s'il le juge nécessaire, d'une formation complémentaire sur les spécificités de l'entreprise, ses métiers, son secteur d'activité et ses enjeux en matière de responsabilité sociale et environnementale.

Attributions du comité d’audit (Art 15) :
- Traitement de l’information comptable financière et extra-financière : le comité d’audit entend les responsables de l’audit interne et du contrôle des risques sur ces sujets.
- Présentation par la direction de l’exposition aux risques, y compris ceux de nature sociale et environnementale.

Rémunération des Dirigeants Mandataires sociaux (Art 24) :
- Le code recommande l’intégration d’un ou plusieurs critères de RSE dans la rémunération variable des dirigeants : « La rémunération des DMS doit être compétitive, adaptée à la stratégie et au contexte de l’entreprise et doit avoir notamment pour objectif de promouvoir la performance et la compétitivité de celle-ci sur le moyen et long terme en intégrant un ou plusieurs critères liés à la responsabilité sociale et environnementale. »

3. Loi PACTE à venir

La loi PACTE renforce la prise en considération des enjeux sociaux et environnementaux dans la stratégie et l’activité des entreprises.Elle crée le cadre législatif propice à la redéfinition de l’objet social de l’entreprise.

Le projet de loi comporte trois éléments structurants :
- La modification de l’article 1833 du Code civil pour consacrer la notion jurisprudentielle d’ « intérêt social » et affirmer la nécessité pour les entreprises de prendre en considération les « enjeux sociaux et environnementaux » de leur activité.

- La modification de l’article 1835 du Code civil pour permettre aux entreprises qui le souhaitent de se doter d’une « raison d’être » dans leurs statuts, projet de long terme dans lequel s’inscrit l’objet social de l’entreprise, et qui ouvrira la voie aux sociétés à mission.
- La modification de l’article L.225-35 du Code de Commerce qui renforce le rôle du Conseil d’Administration : prise en « considération des « enjeux sociaux et environnementaux » et de la « raison d’être de la société, lorsque celle-ci est définie dans les statuts… »

Ce sont autant d’opportunités de débats d’ordre stratégique au Conseil.

Ces enrichissements de la hard law et la soft law confirment la nécessité d’inscrire les sujets de RSE à l’agenda des Conseils d’Administration.

Ceux-ci doivent s’organiser :
- pour progressivement prendre ces sujets en tant que tels (conformité),
- mais aussi pour créer les conditions qui permettent de passer d’un modèle de conformité à une dynamique de réflexion stratégique et de création de valeur (opportunités que créent le code Afep-Medef et la loi PACTE).

Dans ce contexte, la mission des administrateurs est de trois ordres :
- Contribuer à la définition d’une stratégie de RSE et éthique aux côtés de la Direction
- S’assurer de sa mise en œuvre effective
- En effectuer le suivi régulier

Mais concrètement, quand on est administrateur, ce n’est pas si simple : agendas du Conseil surchargés, enchevêtrement des comités spécialisés, prépondérance des sujets financiers, moindre sensibilité des administrateurs aux enjeux et risques de RSE et éthiques, manque d’appétence ou de compétences au sein du Conseil…

Questions posées et adressées lors du débat

Peut-on traiter le sujet de la même façon selon qu’on est un grand groupe structuré (DRSE, Ethique, Compliance) ou une ETI ?

Le domaine d’activité influe-t-il sur l’importance accordée en Conseil à ces sujets ? Groupes financiers + avancés sur l’éthique ? Groupes industriels sur l’environnement ?

Où, quand et comment aborder ces questions ?
- Grands groupes : faut-il un comité dédié ? Quel autre comité ?
- ETI : le comité d’audit fait-il l’affaire ? Problème de son agenda déjà surchargé…

A quelle fréquence et sous quelle forme un débat collégial en Conseil sur ces sujets (que la discussion ne soit pas limitée au comité ad hoc) ?

Quel temps au Conseil pour DRSE ou Dr Ethique invités au Conseil ?

Vos Conseils ont-ils pris la mesure des enjeux et risques d’éthique et de RSE ?

Les considérations éthiques et RSE aliment-elles les discussions stratégiques du Conseil ?

Quelles questions l’administrateur doit-il soulever en Conseil ?

La check-list de l’administrateur :
- Stratégie RSE (dont opportunités de création de valeur, d’innovation, de réduction des coûts)
- Cartographie des risques incluant les risques RSE et éthiques.
- Code d’éthique : pertinence du contenu et modalités de communication.
- Dispositif d’alerte éthique : existence et fonctionnement effectif du système.
- Modalités de sensibilisation des collaborateurs aux enjeux et risques de RSE et d’éthique (formations).
- Implication des dirigeants et managers (critères RSE dans l’évaluation des performances).
- Modalités de la communication extra-financière (indicateurs clés, rapport RSE, rapport intégré).