Le « kit de l’administrateur » remis au nouvel administrateur doit être régulièrement mis à jour. Il doit contenir deux types de documents :
Ceux relatifs à l’activité de l’entreprise :
- le dernier rapport annuel et comptes publiés (document de référence si la société est cotée),
- le plan d’affaires et analyse de marché sur les principaux métiers,
- le plan stratégique à 3/5 ans,
- le budget annuel (investissements et exploitation) et plan de financement,
- les indicateurs de performance utilisés par la direction générale.
Ceux relatifs au fonctionnement de la gouvernance :
- les statuts,
- le règlement intérieur du conseil et des comités (s’ils existent),
- la charte de l’administrateur (si elle existe),
- le rapport du président sur le fonctionnement du conseil d'administration et sur le contrôle interne,
- la synthèse de l’évaluation du conseil (si elle existe),
- les procès-verbaux du conseil (au moins des trois dernières années),
- pour une société cotée, la description des procédures concernant les opérations sur titres des administrateurs et la publication d’informations susceptibles d’avoir un impact sur le cours,
- les procédures de prévention et de résolution des conflits d’intérêts,
- les modalités de recours à des experts indépendants,
- la biographie et les coordonnées des administrateurs, des principaux dirigeants ainsi que du secrétaire du conseil ,
- les détails de l’assurance responsabilité des administrateurs,
- les comptes rendus des comités spécialisés, en particulier du comité des comptes (s’ils sont disponibles),
- les extraits des tableaux de bord de la direction générale,
- les éléments permettant d'anticiper l'activité des mois à venir (commandes, etc.),
- la prévision de trésorerie sur 3 mois au minimum,
- les indicateurs de suivi des éléments du besoin en fonds de roulement (BFR),
- les informations données au marché, pour les entreprises cotées.
