Lorsque des difficultés apparaissent dans l’entreprise, l’administrateur doit prendre plusieurs précautions :
- Vérifier le registre des présences et conserver tous les justificatifs de présence.
- Vérifier le registre spécial des délibérations : y faire consigner ses observations et vérifier son contenu lors de la réunion suivante.
- Conserver tous les documents internes justifiant les décisions importantes afin que l’administrateur prépare sa défense en cas d’éventuelle mise en cause de sa responsabilité.
- Prendre l’initiative de demander la convocation du conseil d’administration, de le faire délibérer et le cas échéant, demander la présence du commissaire aux comptes, de la direction générale pour une parfaite information du conseil d'administration sur les difficultés rencontrées par la société et les solutions proposées et sur les prévisions de trésorerie à terme et l’éventuelle existence d'un état de cessation des paiements.
- Solliciter via le conseil d'administration auprès du directeur général la nomination d’un mandataire ad hoc, la nomination d'un conciliateur ou l'ouverture d'une procédure collective.
- Exiger du directeur général qu'il procède à une déclaration de cessation des paiements, s’il est constaté un état de cessation des paiements. En cas d'inaction du directeur général, il appartient au conseil d'administration d'en informer le procureur de la République ou le Tribunal de commerce qui se saisira d’office.
- Le cas échéant (et à l’extrême), démissionner en notifiant sa décision par lettre recommandée avec accusé réception au président du conseil d’administration de la société, en en motivant les raisons. Il convient alors de demander à ce que la lettre de démission soit annexée au procès verbal du prochain conseil d’administration, lue en séance puis publiée.
En tout état de cause, il importe de ne pas démissionner de manière intempestive pour éviter d’engager sa responsabilité.
