La fonction de secrétaire du conseil n’est ni prévue par la loi ni par les codes de gouvernance. Cependant face à l’émergence des bonnes pratiques de gouvernance, on considère aujourd'hui, que le secrétaire du conseil doit jouer un rôle clef dans leur application.
Les exigences accrues pour les sociétés cotées renforcent l’importance du rôle du secrétaire du conseil qui doit assurer le bon fonctionnement du conseil d’administration.
Les rôles du secrétaire de conseil:
- Il est gardien de la conformité et de le promoteur de la gouvernance qui garantit la validité des décisions prises par le Conseil d’administration.
- le secrétaire du conseil rédige les procès-verbaux du conseil d’administration
- Il assiste le président dans l’organisation des travaux du conseil avec une vision à 18 mois, gère les ordres du jour et procède à l’envoi matériel des convocations des membres du conseil
- Il définit le programme annuel de travail du conseil avec les comités et les directions internes de la société qui sont impliquées, organise le déroulement des séances du conseil, gère le suivi et le règlement des jetons de présence en suivant l’assiduité des administrateurs.
A cela s’ajoute la participation du secrétaire du conseil à la préparation des assemblées générales dont il peut être le secrétaire.
Le secrétaire du conseil peut occuper son poste à plein temps ou, au-delà de ce rôle spécifique, être chargé d’autres missions. Il doit être disponible et si possible rattaché directement au président du conseil, qu’il soit exécutif ou non.
En effet, cette organisation favorise une plus grande indépendance et un meilleur fonctionnement du conseil. Il est recommandé que le secrétaire du Conseil soit également secrétaire de l’ensemble des comités spécialisés du conseil. Dans le cas contraire, il est le destinataire des procès-verbaux ou comptes rendus rédigés par les comités à la suite de leurs travaux. Doivent être donnés au secrétaire du conseil les moyens nécessaires à l’exercice de ses fonctions.
